La tendencia mundial hacia las plataformas digitales ha tenido un impacto significativo en las operaciones financieras, incluida la facturación. La facturación electrónica se está convirtiendo en la norma para las transacciones entre empresas y entre empresas y consumidores en varias jurisdicciones. Descubra qué significa esta revolución digital para las empresas de todo el mundo y cómo está transformando el panorama financiero.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica permite el intercambio electrónico del documento de facturación entre un proveedor y un comprador. Esta práctica sustituye a la facturación tradicional en papel, haciendo que el proceso sea más eficiente, rentable y respetuoso con el medioambiente. Dado que varios países exigen la facturación electrónica a efectos fiscales, la facturación digital garantiza el cumplimiento de la normativa.
Adopción global y normas
Los requisitos de facturación electrónica varían de un país a otro, por lo que es crucial que las multinacionales comprendan y se adapten a estos entornos normativos únicos.
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¿Cómo funciona la facturación electrónica?
Existen diferencias significativas entre la facturación tradicional y la facturación electrónica. Las principales diferencias son los procesos y el ciclo de vida de la factura. La facturación tradicional incluye las facturas en papel. Estas facturas se imprimen y se entregan al cliente de forma manual. El cliente también introduce manualmente los datos de la factura en el sistema contable. Sin embargo, estos procesos manuales se eliminan con la facturación electrónica. La facturación electrónica se basa en datos estructurados que los dispositivos pueden interpretar y gestionar, lo que permite automatizar de principio a fin todo el proceso de facturación, desde la generación hasta el almacenamiento. Para implantar la facturación electrónica se requiere un sistema de facturación electrónica capaz de captar los datos necesarios del ERP u otros sistemas, convertir estos datos a los formatos estructurados necesarios y enviarlos al destino designado. Dependiendo de los requisitos técnicos y legales, existen varias opciones a este respecto. Este destino puede ser un receptor directo, la autoridad fiscal local o una red de intercambio.
Ventajas de la facturación electrónica
Las ventajas de la facturación electrónica para las empresas y las autoridades son múltiples. Permite ahorrar costes debido a la disminución del uso de papel, ahorra tiempo para procesar la factura desde su envío hasta su emisión, mejora la precisión, reduce los errores, los retrasos y las interacciones manuales. Las autoridades se benefician de la facturación electrónica en términos de transparencia, precisión y reducción de las brechas del IVA.
Requisitos legales de la facturación electrónica
Existen varios requisitos para la facturación electrónica. Estos requisitos pueden variar de un país a otro. Sin embargo, también hay un par de requisitos de formato estándar, como PEPPOL, XML, UBL, PDF, etc.
¿Qué es la facturación electrónica PEPPOL?
La contratación pública paneuropea en línea, también conocida como PEPPOL (por sus siglas en inglés), es una red de intercambio de facturas que tiene ciertas normas y requisitos para el intercambio de documentos electrónicos. La red Peppol se ha utilizado en varios países europeos, además de Japón, Singapur, Australia, Nueva Zelanda, etc.
Además, Peppol tiene sus propias normas y requisitos para el intercambio electrónico de datos y documentos. Utiliza un modelo denominado «modelo de las cuatro esquinas». Las cuatro esquinas son: el remitente, el proveedor de servicios del remitente, el proveedor de servicios del comprador y el comprador. Los datos electrónicos se intercambiarán a través de estos proveedores, denominados puntos de acceso Peppol.
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