Hoy en día, en la era de la transformación digital, es fundamental proporcionar un método estándar y fiable para transferir datos contables. Si bien el SAF-T está diseñado para facilitar las inspecciones fiscales y la prevención del fraude, también plantea desafíos debido a un conjunto diferente de requisitos para las empresas.
¿Qué es el SAF-T (archivo de auditoría estándar para impuestos)?
SAF-T (acrónimo de Standard Audit File-Tax) es un estándar mundialmente reconocido dedicado al intercambio electrónico de datos contables precisos. El origen del SAF-T proviene de las orientaciones de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), que subrayan la importancia de una transferencia de datos contables fluida y fiable. Fue introducido en 2005 por la OCDE con el fin de simplificar los procesos de auditoría de forma digitalizada para las autoridades.
El SAF-T aborda especialmente el formato normalizado para el intercambio de datos contables, asegurando tanto la transparencia como la exactitud de la información transmitida.
El formato de archivo requerido es XML para todos los países obligados a entregar el archivo SAF-T. Aunque tiene un formato y unos requisitos normalizados, también permite la aplicación de varios requisitos «locales» adicionales en función del país y de los requisitos legales locales del país. Rumanía o Polonia son un buen ejemplo de ello.
Soluciones SAF-T de RTC Suite:
Ventajas del SAF-T
Utilizar el sistema SAF-T tiene multitud de ventajas, por ejemplo:
- Permite que la transmisión de datos y los procesos de auditoría sean más seguros.
- Los informes generados tienen un formato estandarizado y digital, lo que permite que los datos sean accesibles.
- Permite a los contribuyentes recopilar y procesar los datos basándose en los estándares requeridos para su simplificación, lo que también ayuda a facilitar su archivo.
- No solo para las autoridades, sino también para los auditores, ya que posibilita ahorrar más tiempo durante las auditorías.
- Ayuda a las empresas internacionales a mantener al día el cumplimiento de sus obligaciones fiscales con arreglo a una misma norma en distintos países.
¿Qué países utilizan el SAF-T?
El SAF-T se utiliza generalmente en toda Europa. Los países que lo utilizan son:
- Austria
- Chequia
- Francia (FEC)
- Hungría
- Lituania
- Luxemburgo
- Noruega
- Polonia
- Portugal
- Rumanía
- Turquía (contabilidad electrónica)
- Ucrania
Requisitos de presentación de informes SAF-T en Europa
- Austria
El Ministerio de Finanzas austriaco introdujo el SAF-T en 2009. Es uno de los países que más pronto dio los primeros pasos en este sentido. Por el momento, los contribuyentes no están obligados a presentar informes SAF-T de forma periódica (mensual, trimestral o anual). Si el Ministerio de Hacienda exige una auditoría, los contribuyentes correspondientes deberán estar preparados con documentos SAF-T electrónicos. El formato requerido es XML, y este XML debe contener: libro mayor, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos.
- Chequia
Chequia introdujo los informes de SAF-T a partir de 2016. Incluye a todos los contribuyentes registrados en Chequia. El informe SAF-T debe contener la declaración de control del IVA, que incluye básicamente las declaraciones del IVA. Los contribuyentes checos deberán presentar sus declaraciones mensuales de IVA el día 25 después del período de declaración del mes siguiente.
Chequia también aplica sanciones por incumplimiento. Estas sanciones pueden deberse a declaraciones de control del IVA no cumplimentadas o a presentaciones incorrectas. Las multas pueden oscilar entre 1000 y 50 000 CZK.
- Francia
Aunque la estructura es muy similar a la del SAF-T y el objetivo principal era crear la versión francesa del SAF-T, su nombre local es FEC (Fichier d’Ecritures Comptables). Fue introducido por las autoridades francesas a principios de 2014. Todavía no es obligatorio. Sin embargo, los contribuyentes deberán presentar el informe a petición de las autoridades para un ejercicio contable en formato .txt. Hay 18-22 campos por asiento contable, dependiendo del régimen de cumplimiento. Tras la notificación de auditoría, los contribuyentes disponen de 15 días para la presentación.
- Hungría
El Ministerio de Hacienda húngaro introdujo el SAF-T en 2021. Todavía no es obligatorio. Sin embargo, los contribuyentes deben presentar un informe a petición de la autoridad fiscal. El SAF-T en Hungría es un tipo de informe diferente a la presentación de informes de facturas en tiempo real (RTIR) en Hungría. El informe se debe presentarse en formato XML. Hay 3 tipos principales de datos solicitados:
- Datos maestros
- Datos transaccionales
- Datos de notificación
La autoridad fiscal húngara (NAV) ha estado planeando hacer obligatoria la presentación del informe SAF-T. Sin embargo, todavía hay incertidumbre sobre la fecha a partir de la cual será obligatorio.
- Lituania
El informe SAF-T en Lituania, conocido como i.MAS, se introdujo en 2016 para los grandes contribuyentes. Gradualmente se hizo obligatorio año tras año para las empresas en función de su tamaño, pero a partir de 2020, la obligación se hizo efectiva para todos los contribuyentes. El formato de archivo requerido es XML y este XML debe presentarse a petición de la autoridad lituana.
Existen tres estructuras principales en i.MAS:
- i.SAF: Incluye las facturas de compras y ventas y el informe se presentará mensualmente el día 20 del mes correspondiente al período de referencia.
- i.VAZ: Contiene el documento de transporte o consignación para los movimientos internos de las mercancías dentro del país.
- i.SAF-T: Se solicita únicamente para las empresas residentes y sus movimientos contables deben tener cabida en el informe.
- Luxemburgo
El informe SAF-T en Luxemburgo, también conocido como FAIA (Fichier Audit Informatisé), fue introducido por el Ministerio de Hacienda en 2011. La presentación del informe aún no es obligatoria, pero a petición del Ministerio de Hacienda (AED), los contribuyentes están obligados a proporcionar un informe SAF-T.
El formato de archivo solicitado es XML. Sin embargo, el AED también acepta otros formatos como XBRL y DBF. Esta normativa se aplica exclusivamente a los contribuyentes residentes, por lo que las empresas no residentes están exentas de la obligación. El plan contable estándar de los contribuyentes residentes se presentará a petición del AED. También existe un umbral de 112 000 euros anuales. El informe SAF-T incluye:
- Encabezamiento
- Archivo maestro (cuentas del libro mayor, clientes, proveedores)
- Entradas en el libro mayor
- Documentos fuente (facturas de compra y venta)
Se han introducido 3 esquemas en el ámbito de aplicación. Son los siguientes:
- Esquema FAIA_Full: Para aquellos contribuyentes que tienen el software de contabilidad completo e integraciones
- FAIA_Reduced: Para aquellos contribuyentes que utilizan el software de contabilidad y el de facturación por separado
- FAIA_Reduced B: Para aquellos contribuyentes que solo utilizan el software de contabilidad
El AED también impone multas y sanciones por el incumplimiento. Estas sanciones pueden ser de hasta 5000 euros por infracción en total; o por días, de 50 a 1000 euros.
- Noruega
La autoridad tributaria noruega (Skatteetaten) introdujo la normativa SAF-T en 2017 con carácter voluntario. A partir de enero de 2020, será obligatorio para aquellos contribuyentes que facturen más de 5 millones de coronas noruegas a petición del Skatteetaten.
El formato de archivo requerido es XML y el informe debe incluir:
- Encabezamiento
- Archivos maestros (cuentas del libro mayor, clientes, proveedores, tabla de impuestos, tabla de tipos de análisis, propietarios)
- Entradas en el libro mayor
- Polonia
El Ministerio de Hacienda polaco introdujo el SAF-T en julio de 2016 para los grandes contribuyentes. Gradualmente, se hizo obligatorio para todos los contribuyentes a partir de 2018. Los tipos de archivos se denominan JPK (Jednolity Plik Kontrolny). JPK VAT fue sustituido por JPK_V7M mensual y JPK_V7K trimestral a partir de 2020. Tanto los contribuyentes residentes como los no residentes tienen la obligación de presentar este informe SAF-T. Existen siete tipos diferentes de JPK:
JPK_KR: Libros contables
JPK_MAG: Almacenes o depósitos
JPK_WB: Extractos bancarios
JPK_VAT: (o JPK V7M/K): Declaraciones de IVA
JPK_FA: (Facturas de IVA)
JPK_PKPIR: (Libros fiscales de ingresos y gastos)
JPK_EWP: (Registro de ingresos)
Solo los informes JPK_V7M/K deben enviarse a la autoridad fiscal antes del día 25 del mes siguiente al periodo de declaración. Otros archivos JPK se envían a petición de la autoridad. El formato del archivo es XML, y los contribuyentes deberán disponer de un token USB para la firma digital. Existen sanciones por incumplimiento o presentación incorrecta.
- Portugal
El informe SAF-T se introdujo en Portugal en enero de 2008. Existen dos tipos de presentación. Se trata de la declaración mensual del IVA y el informe resumido anual en el ámbito de aplicación del SAF-T. La Autoridade Tributária (AT), el Ministerio de Hacienda portugués, exige la presentación de este informe antes del día 20 del mes siguiente al periodo de declaración. El formato de informe requerido es XML, como en la mayoría de las demás soluciones SAF-T. Hay tres libros contables portugueses principales en este ámbito de aplicación:
- Contabilidad
Para crear el formato electrónico de los archivos contables del SAF-T PT, los sistemas contables deberán registrar la información. Los contribuyentes podrán cumplimentar el archivo mensual o anualmente. Estos informes incluirán: una lista de artículos, información de los clientes y proveedores, un plan de cuentas y los asientos contables.
- Declaración del IVA
Las declaraciones electrónicas del IVA deben presentarse antes del día 5 de cada mes en el ámbito de aplicación del SAF-T PT. La autoridad fiscal exige que estos archivos se preparen de forma secuencial. Además, la autoridad obliga a cifrar estos archivos mediante la firma electrónica de la factura anterior a efectos de control de los procesos de generación de archivos.
- Documentos de transporte
Cuando se trata de los movimientos de mercancías, la Autoridad Fiscal y Aduanera portuguesa requiere datos en tiempo real a través de la recepción del código de forma automática. Este código se integra con el documento de transporte para que pueda habilitarse el movimiento de mercancías.
- Rumanía
La Autoridad Fiscal rumana ANAF (Agencia Nacional de Administración Fiscal) introdujo la solución SAF-T y la normativa se hizo obligatoria en las fases que se indican a continuación:
- Enero de 2022: Grandes contribuyentes
- Enero de 2023: Medianos contribuyentes
- Enero de 2025: Pequeños contribuyentes
Existen 3 tipos de informes dentro del ámbito de aplicación del SAF-T en Rumanía:
- Declaración D406: Este informe incluirá información fiscal y contable con periodicidad mensual o trimestral.
- Declaración de activos D406: En función del ejercicio, se comunicará a la ANAF la información anual sobre activos.
- Declaración de existencias D406: A petición de la ANAF, la información sobre las existencias se presentará en los 30 días siguientes a la solicitud.
La declaración D406 contendrá lo siguiente
- Encabezamiento
- Archivos maestros (cuentas del libro mayor, clientes, proveedor, tabla de impuestos, tabla OUM, movimientos, productos, tipos de análisis, almacén, movimientos, libro de inmovilizado)
- Libro mayor
- Documentos fuente (facturas de compra y venta, pagos, movimientos de existencias, movimientos de inmovilizado)
Antes de la presentación a la ANAF, los contribuyentes deberán validar el documento a través del integrador DUK proporcionado por la ANAF. Después de la validación con el DUK, los contribuyentes pueden presentar sus informes satisfactoriamente.
- Turquía (contabilidad electrónica)
La Administración Tributaria turca (GIB) introdujo la contabilidad electrónica en 2011. La normativa se hizo obligatoria gradualmente en función del volumen de negocios de los contribuyentes. El formato de archivo exigido por la Administración Tributaria turca es XML, y este informe debe incluir los diarios generales, los libros mayores y los informes resumidos de los libros mayores. La frecuencia de presentación es mensual. Los contribuyentes personas físicas deben disponer de un certificado electrónico cualificado o de un sello financiero, mientras que los contribuyentes personas jurídicas deben disponer de un sello financiero.
Las ventajas de la contabilidad electrónica en Turquía son el ahorro de tiempo y costes, el archivo electrónico de los registros y la agilización del proceso de autorización notarial.
- Ucrania
El SAF-T UA se introdujo en 2021, pero los contribuyentes presentarían el informe SAF-T de forma voluntaria a partir del 1 de enero de 2023. El formato de archivo requerido es XML, como en la mayoría de los países en los que se utiliza el SAF-T. Está previsto suprimir gradualmente la obligación para los grandes contribuyentes a partir de enero de 2025, y para todos los contribuyentes a partir de enero de 2027. Los contribuyentes deberán presentar el informe en el plazo de dos días a partir de la notificación.
El informe contendrá:
- Entradas en el libro mayor
- Libro de ventas
- Activos fijos
- Entradas de caja
- Movimientos de inmovilizado inmaterial
- Conciliaciones fiscales
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