Die Zukunft der Rechnungserstellung liegt in der Digitalisierung der Rechnung, dem e-Invoicing. Die elektronische Rechnung (e-Invoicing) wird immer mehr zum Standard sowohl für B2B- als auch für B2C-Transaktionen. Bedenken Sie, was die Digitalisierung der Rechnungserstellung für das Datenmanagement, die IT-Architektur und das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen bedeutet.
Was ist e-Invoicing?
E-Invoicing ist der elektronische Austausch von Rechnungsdokumenten zwischen Lieferanten und Käufer. Sie ersetzt die traditionelle Rechnungsausstellung auf Papier. Die elektonische Übermittlung gestaltet den Prozess effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher. Verschiedene Länder schreiben mittlerweile die Übermittlung von Steuerdaten für Compliance vor, so dass die elektronische Rechnungserstellung die Einhaltung der Compliance-Vorschriften gewährleistet.
Weltweite Anpassung an lokale Standards
Verschiedene Länder entwickeln häufig eigene Anforderungen an die elektronische Rechnungserstellung, so dass es für multinationale Unternehmen von grundlegender Bedeutung ist, diese unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen zu verstehen und sich an sie bestmöglich umzusetzen.
RTC Suite: e-Invoicing Lösungen
Wie funktioniert e-Invoice?
Es gibt erhebliche Unterschiede zwischen der herkömmlichen Rechnungsstellung und der elektronischen Rechnungsstellung. Die Hauptunterschiede betreffen sowohl die Prozesse als auch den Lebenszyklus der Rechnung. Die herkömmliche Rechnungsstellung umfasst Rechnungen in Papierform. Diese Rechnungen werden ausgedruckt und dem Kunden manuell oder per E-Mail zugestellt. Außerdem gibt der Kunde sehr häufig die Rechnungsdaten manuell in das Buchhaltungssystem ein. Bei der elektronischen Rechnungsstellung entfallen diese manuellen Vorgänge. Die elektronische Rechnungsstellung basiert auf strukturierten Daten, die elektronisch verarbeitet werden können, und ermöglicht damit eine durchgängige Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses von der Erstellung bis zur Aufbewahrung. Um E-Invoicing zu implementieren, wird ein E-Invoicing-System benötigt, das in der Lage ist, die erforderlichen Daten aus dem ERP- oder anderen Systemen abzufragen, in die erforderlichen strukturierten Formate umzuwandeln und an den vorgesehenen Empfänger zu senden. Abhängig von den technischen und rechtlichen Anforderungen gibt es hier mehrere Szenarien. Der Empfänger kann ein direkter Empfänger, die lokale Steuerbehörde oder ein Börsennetzwerk sein.
Vorteile des e-Invoices
E-Invoicing bietet sowohl Unternehmen als auch öffentlichen Verwaltungen zahlreiche Vorteile. Sie führt zu Kosteneinsparungen durch die Verringerung des Papierverbrauchs, zu Zeiteinsparungen bei der Bearbeitung der Rechnung vom Versand bis zur Ausstellung, in vielen Fällen zu einer Verbesserung der Genauigkeit der Rechnungsdaten und zu einer Verringerung von Fehlern, Verzögerungen und manuellen Eingriffen. Behörden profitieren von der elektronischen Rechnungsstellung in Bezug auf Transparenz, Genauigkeit und Verringerung der Umsatzsteuerlücke, d. h. der nicht abgeführten Umsatzsteuer aufgrund von Betrug.
Rechtliche Anforderungen an e-Invoicing
Es gibt verschiedene technische Anforderungen für e-invoicing. Diese Anforderungen unterscheiden sich sehr häufig von Land zu Land. Es gibt eine Reihe von (globalen) Standardformaten wie PEPPOL, XML, UBL, PDF, etc.
Was ist PEPPOL e-Invoicing
Pan-European Public Procurement Online, auch bekannt als PEPPOL, ist ein Netzwerk zum Austausch von Rechnungen, das über gewisse Standards und Anforderungen für den Austausch von elektronischen Dokumenten verfügt. Das PEPPOL-Netzwerk wird nicht nur in zahlreichen europäischen Ländern, sondern auch in Japan, Singapur, Australien, Neuseeland usw. genutzt.
Außerdem hat Peppol seine eigenen Standards und Anforderungen für den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch. Es verwendet ein Modell, das als “ Four-Corner Modell“ bezeichnet wird. Die vier Eckpfeiler sind: der Absender, der Service Provider des Absenders, der Service Provider des Käufers und der Käufer. Die elektronischen Daten werden über diese Anbieter, die sogenannten Peppol Access Points, ausgetauscht.