Aujourd’hui, à l’ère de la transformation numérique, il est essentiel de fournir une méthode standard et fiable pour le transfert des données comptables. Si le SAF-T est conçu pour faciliter les contrôles fiscaux et réduire la fraude, il pose également des défis en raison d’un ensemble d’exigences différentes pour les entreprises.
Qu'est-ce que SAF-T ?
SAF-T, ou Standard Audit File-Tax, est une norme mondialement reconnue consacrée à l’échange électronique d’informations comptables précises. L’origine de SAF-T provient des directives de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), qui soulignent l’importance d’un transfert transparent et fiable des données comptables. Il a été introduit en 2005 par l’OCDE afin de simplifier les processus d’audit de manière numérique pour les autorités.
SAF-T s’intéresse tout particulièrement au format standardisé d’échange des données comptables, garantissant à la fois la transparence et l’exactitude des informations transmises.
Le format de fichier requis est le XML pour tous les pays obligés par le SAF-T. Bien que le format et les exigences soient normalisés, il permet également la mise en œuvre de plusieurs exigences « locales » supplémentaires en fonction du pays et des exigences juridiques locales. La Roumanie ou la Pologne en sont un bon exemple.
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Les avantages de SAF-T
L’utilisation du système SAF-T présente une multitude d’avantages. Ces avantages sont les suivants;
- Il permet de sécuriser la transmission des données et les processus d’audit.
- Les rapports générés sont dans un format standardisé et numérique, ce qui permet de garder les données accessibles.
- Il permet aux contribuables de collecter et de traiter les données sur la base des normes requises pour la simplification, ce qui contribue également à faciliter l’archivage.
- Non seulement pour les autorités, mais aussi pour les auditeurs, cela permet de gagner du temps lors des contrôles.
- Il aide les entreprises internationales à maintenir leur conformité fiscale à jour sur la base d’une norme unique dans différents pays.
Quels sont les pays qui utilisent SAF-T ?
SAF-T est généralement utilisé en Europe. Ces pays sont les suivants
- Autriche
- République tchèque
- France (FEC)
- Hongrie
- Lituanie
- Luxembourg
- Norvège
- Pologne
- Portugal
- Roumanie
- Turquie (livres électroniques)
- Ukraine
Exigences de déclaration SAF-T en Europe
- Autriche
Le ministère autrichien des finances a introduit le SAF-T en 2009. L’Autriche est l’un des premiers pays à avoir pris des mesures dans ce domaine. Pour l’instant, les contribuables ne sont pas obligés de soumettre des rapports SAF-T sur une base régulière (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Si le ministère des finances demande un audit, les contribuables concernés doivent être préparés à soumettre des documents électroniques SAF-T. Le format demandé est XML. Le format requis est le XML, et ce XML doit contenir le grand livre, les inventaires, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs et les actifs.
- Tchéquie
La République tchèque a introduit le rapport SAF-T à partir de 2016. Il inclut tous les contribuables enregistrés en République tchèque. Le rapport SAF-T doit contenir le relevé de contrôle de la TVA qui comprend essentiellement les déclarations de TVA. Les contribuables tchèques doivent soumettre leurs relevés de TVA mensuels le 25e jour après la période de déclaration du mois suivant.
La République tchèque applique également des sanctions en cas de non-respect de la législation. Ces pénalités peuvent être dues au fait que les relevés de contrôle de la TVA n’ont pas été remplis ou qu’ils ont été soumis de manière incorrecte. Les amendes peuvent varier entre 1 000 et 50 000 CZK.
- France
Bien que la structure soit très similaire à SAF-T et que l’objectif principal ait été de créer la version française de SAF-T, son nom local est FEC (Fichier d’écritures comptables). Il a été introduit par les autorités françaises au début de l’année 2014. Il n’est pas encore obligatoire, mais les contribuables doivent présenter le rapport à la demande des autorités pour un exercice comptable dans un format .txt. Il y a 18 à 22 champs à remplir par écriture comptable, selon le régime en vigueur. Après l’avis d’audit, les contribuables disposent de 15 jours pour présenter leur rapport.
- Hongrie
Le ministère hongrois des finances (NAV) a introduit SAF-T en 2021. Il n’est pas encore obligatoire, mais les contribuables doivent le présenter à la demande de l’autorité fiscale. Le SAF-T Hongrie est un type de déclaration différent du Real Time Invoice Reporting (RTIR) en Hongrie. Le rapport doit être au format XML. Il existe trois principaux types de données demandées:
- Données de base
- Données transactionnelles
- Données de reporting
L’autorité fiscale hongroise (NAV) a prévu de rendre le rapport SAF-T obligatoire, mais il y a encore des incertitudes sur la date d’obligation.
- Lituanie
Le rapport SAF-T en Lituanie, connu sous le nom de i.MAS, a été introduit en 2016 pour les gros contribuables. Progressivement, il est devenu obligatoire chaque année pour les entreprises en fonction de leur taille, mais à partir de 2020, l’obligation est devenue effective pour tous les contribuables. Le format de fichier requis est le XML et ce XML doit être présenté à la demande de l’autorité lituanienne.
L’i.MAS comporte trois structures principales ;
- i.SAF : Il comprend les factures de vente et d’achat et le rapport doit être soumis sur une base mensuelle le 20 du mois pour la période de déclaration.
- i.VAZ : il contient le document de transport ou d’expédition pour les mouvements nationaux des marchandises à l’intérieur du pays.
- i.SAF-T : Il n’est demandé que pour les entreprises résidentes et leurs transactions comptables doivent figurer dans le rapport.
- Luxembourg
Le rapport SAF-T au Luxembourg, ou FAIA (Fichier Audit Informatisé) a été introduit par le ministère des finances en 2011. La soumission du rapport n’est pas encore obligatoire, mais sur demande du ministère des finances (AED), les contribuables sont tenus de fournir un rapport SAF-T. Le format de fichier demandé est le XML.
Le format de fichier requis est XML, mais l’AED accepte également d’autres formats tels que XBRL et DBF. Ce règlement ne s’applique qu’aux contribuables résidents, ce qui signifie que les sociétés non-résidentes sont exemptées de cette obligation. Le plan comptable standard des contribuables résidents doit être communiqué à la demande de l’AED. Il existe également un seuil de 112 000 euros par an. Le rapport SAF-T comprend ;
- En-tête
- Fichier principal (comptes du grand livre, clients, fournisseurs)
- Ecritures du grand livre général
- Documents sources (factures de vente et d’achat)
Trois schémas sont introduits dans le champ d’application. Il s’agit de ;
- Schéma FAIA_Full : Pour les contribuables qui disposent d’un logiciel de comptabilité complet et d’intégrations.
- FAIA_Reduced : Pour les contribuables qui utilisent séparément le logiciel de comptabilité et le logiciel de facturation.
- FAIA_Reduced B : Pour les contribuables qui utilisent uniquement un logiciel de comptabilité
L’AED prévoit également des amendes et des pénalités en cas de non-respect. Ces pénalités peuvent aller jusqu’à 5 000 euros par infraction au total, ou de 50 euros à 1 000 euros par jour.
- Norvège
L’autorité fiscale norvégienne (Skatteetaten) a introduit la réglementation SAF-T en 2017 sur une base volontaire. À partir de janvier 2020, les contribuables dont le chiffre d’affaires est supérieur à 5 millions de couronnes norvégiennes devront s’y conformer à la demande du Skatteetaten.
Le format de fichier requis est le XML, et le rapport doit comprendre les éléments suivants ;
- En-tête
- Fichiers de base (comptes du grand livre, clients, fournisseurs, tableau des taxes, tableau des types d’analyse, propriétaires)
- Enregistrements du grand livre général
- Pologne
Le ministère polonais des finances a introduit le SAF-T en juillet 2016 pour les gros contribuables. Progressivement, il est devenu obligatoire pour tous les contribuables à partir de 2018. Les types de fichiers sont appelés JPK (Jednolity Plik Kontrolny). Le JPK VAT a été remplacé par le JPK_V7M mensuel et le JPK_V7K trimestriel à partir de 2020. Cette déclaration SAF-T concerne les contribuables résidents et non-résidents. Il existe sept types de JPK différents. Ce sont ;
JPK_KR : livres comptables
JPK_MAG : entrepôts ou stockages
JPK_WB : relevés bancaires
JPK_VAT : (ou JPK V7M/K) : Déclarations de TVA
JPK_FA : (Factures TVA)
JPK_PKPIR : (Livrets de recettes et de dépenses)
JPK_EWP : (Registre des recettes)
Seuls les rapports JPK_V7M/K doivent être soumis à l’autorité fiscale avant le 25e jour du mois suivant la période de déclaration. Les autres fichiers JPK peuvent être demandés par l’autorité. Le format de fichier est XML et les contribuables doivent disposer d’une clé USB pour la signature numérique. Des sanctions sont prévues en cas de non-conformité ou de soumission incorrecte.
- Portugal
Le rapport SAF-T a été introduit au Portugal en janvier 2008. Il existe deux types de déclarations. Il s’agit de la déclaration mensuelle de TVA et du rapport annuel de synthèse dans le cadre du SAF-T. L’Autoridade Tributária (AT), le ministère portugais des finances, exige ce rapport pour le 20 du mois suivant la période de déclaration. Le format de rapport requis est XML, comme dans la plupart des autres solutions SAF-T. Il y a trois grands livres portugais dans ce périmètre :
- Comptabilité
Afin de créer le format électronique des fichiers comptables pour SAF-T PT, les systèmes comptables doivent enregistrer les informations. Les contribuables peuvent remplir le fichier sur une base mensuelle ou annuelle. Ces rapports comprennent la liste des articles, les informations sur les clients et les fournisseurs, le plan comptable et les écritures comptables.
- Déclaration de TVA
Les déclarations électroniques de TVA doivent être soumises au plus tard le 5 de chaque mois dans le cadre du SAF-T PT. L’autorité fiscale exige que ces fichiers soient préparés de manière séquentielle. En outre, l’autorité impose le cryptage de ces fichiers via la signature électronique de la facture précédente à des fins de contrôle des processus de génération des fichiers.
- Documents de transport
En ce qui concerne les mouvements de marchandises, l’administration fiscale et douanière portugaise exige des données en temps réel en recevant le code automatiquement. Ce code est intégré au document de transport afin de permettre le mouvement des marchandises.
- Roumanie
L’autorité fiscale roumaine ANAF (Agence nationale pour l’administration fiscale) a introduit la solution SAF-T et la réglementation est devenue obligatoire dans les phases suivantes :
- Janvier 2022 : Gros contribuables
- Janvier 2023 : Contribuables moyens
- Janvier 2025 : Petits contribuables
Il existe trois types de rapports dans le cadre du SAF-T en Roumanie. Il s’agit de ;
- Déclaration D406 : Ce rapport comprend des informations fiscales et comptables sur une base mensuelle ou trimestrielle.
- Déclaration d’actifs D406 : En fonction de l’exercice financier, des informations annuelles sur les actifs doivent être communiquées à l’ANAF.
- D406 Déclaration des stocks : À la demande de l’ANAF, les informations sur les stocks doivent être soumises dans les 30 jours suivant la demande.
La déclaration D406 doit contenir les éléments suivants :
- En-tête
- Fichiers de base (comptes du grand livre, clients, fournisseurs, table des taxes, table OUM, mouvements, produits, types d’analyse, entrepôt, mouvements, grand livre des immobilisations)
- Grand livre général
- Documents sources (factures de vente et d’achat, paiements, mouvements de stock, mouvements d’immobilisations).
Avant la soumission à l’ANAF, les contribuables doivent valider le document via l’intégrateur DUK fourni par l’ANAF. Après la validation avec le DUK, les contribuables sont en mesure d’effectuer leur soumission avec succès.
- Turquie (tenue de livres électroniques)
L’administration fiscale turque (GIB) a introduit la tenue de livres électroniques en 2011. La réglementation est devenue progressivement obligatoire en fonction du chiffre d’affaires des contribuables. Le format de fichier requis par l’administration fiscale turque est le XML, et ce rapport doit inclure les journaux généraux, les grands livres et les rapports de synthèse des grands livres. La fréquence de soumission est mensuelle. Les contribuables personnes physiques doivent disposer d’un certificat électronique qualifié ou d’un cachet financier, tandis que les contribuables personnes morales doivent disposer d’un cachet financier.
Les avantages de la comptabilité électronique en Turquie sont le gain de temps et d’argent, l’archivage électronique des documents et l’accélération du processus d’approbation par le notaire.
- Ukraine
Le SAF-T UA a été introduit en 2021, mais les contribuables soumettront le rapport SAF-T sur une base volontaire à partir du 1er janvier 2023. Le format de fichier requis est le XML, comme dans la plupart des pays SAF-T. Il est prévu de supprimer progressivement l’obligation pour les gros contribuables à partir de janvier 2025, et pour tous les contribuables à partir de janvier 2027. Les contribuables doivent soumettre le rapport dans les deux jours suivant la notification.
Le rapport contient ;
- Les écritures du grand livre général
- Le grand livre des ventes
- Les actifs immobilisés
- Les encaissements
- Les mouvements des immobilisations incorporelles
- Les rapprochements fiscaux
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