Im Zeitalter der digitalen Transformation ist eine standardisierte und zuverlässige Methode für die Übermittlung von Buchhaltungsdaten unerlässlich. SAF-T wurde entwickelt, um Steuerprüfungen zu erleichtern und Betrug zu reduzieren, stellt aber auch eine Herausforderung dar, da die Anforderungen der Unternehmen unterschiedlich sind.
Was ist SAF-T?
SAF-T (Standard Audit File-Tax) ist ein weltweit anerkannter Standard für den elektronischen Austausch von Buchhaltungsdaten. Der Ursprung von SAF-T geht auf Richtlinien der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zurück, in denen die Bedeutung einer nahtlosen und zuverlässigen Übertragung von Buchhaltungsdaten betont wird. SAF-T wurde 2005 von der OECD eingeführt, um die Prüfprozesse für die Behörden zu vereinfachen.
SAF-T befasst sich insbesondere mit dem standardisierten Format für den Austausch von Rechnungslegungs- und Buchhaltungsdaten, um sowohl Transparenz als auch Genauigkeit der übermittelten Informationen zu gewährleisten.
Das erforderliche Dateiformat ist für alle SAF-T-pflichtigen Länder XML. Obwohl es sich um ein standardisiertes Format und standardisierte Anforderungen handelt, ermöglicht es auch die Implementierung verschiedener zusätzlicher „lokaler“ Anforderungen, die von dem jeweiligen Land und den lokalen gesetzlichen Anforderungen abhängen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Rumänien oder Polen.
RTC Suite SAF-T Lösungen
Die Vorteile von SAF-T
Der Einsatz des SAF-T-Systems bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Diese sind:
- Es ermöglicht eine sicherere Datenübermittlung und sicherere Prüfungsprozesse.
- Die erstellten Berichte sind in einem standardisierten Format und digital, wodurch der Datenzugang erleichtert wird.
- SAF-T ermöglicht den Steuerpflichtigen die Erfassung und Verarbeitung der Daten auf der Grundlage der für die Vereinfachung erforderlichen Standards, was auch die Archivierung erleichtert.
- Dies führt für alle Stakeholder (Behörden und insbesondere deren Prüfer aber auch für die Unternehmen) zu einer größeren Zeitersparnis bei den Betriebsprüfungen.
- Es hilft international tätigen Unternehmen, ihre steuerliche Compliance in verschiedenen Ländern auf einem einheitlicheren Standard zu halten.
In welchen Ländern wird SAF-T verwendet?
SAF-T wird im Allgemeinen in ganz Europa verwendet. Diese Länder sind;
- Österreich
- Tschechische Republik
- Frankreich (FEC)
- Ungarn
- Litauen
- Luxemburg
- Norwegen
- Polen
- Portugal
- Rumänien
- Türkei (e-Bookkeeping)
- Ukraine
SAF-T Meldepflichten in Europa
- Österreich
Das österreichische Finanzministerium führte SAF-T im Jahr 2009 ein. Es ist eines der ersten Länder, das in dieser Hinsicht erste Schritte unternommen hat. Vorerst sind die Steuerpflichtigen nicht verpflichtet, SAF-T-Berichte regelmäßig (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) vorzulegen. Wenn das Finanzministerium eine Prüfung verlangt, müssen die betreffenden Steuerzahler mit elektronischen SAF-T-Dokumenten vorbereitet werden. Das geforderte Format ist XML, und dieses XML sollte folgendes enthalten: Hauptbuch, Vorräte, Forderungen, Verbindlichkeiten und Vermögenswerte.
- Tschechische Republik
Die Tschechische Republik hat den SAF-T-Bericht ab 2016 eingeführt. Er umfasst alle registrierten Steuerzahler in Tschechien. Der SAF-T-Bericht sollte eine MwSt.-Kontrollerklärung enthalten, die im Wesentlichen MwSt.-Erklärungen enthält. Tschechische Steuerzahler müssen ihre monatlichen Umsatzsteuererklärungen am 25. Tag nach dem Berichtszeitraum für den Folgemonat einreichen.
In der Tschechischen Republik werden bei Nichteinhaltung der Vorschriften auch Sanktionen verhängt. Diese Strafen können aufgrund von nicht ausgefüllten MwSt.-Kontrollerklärungen oder fehlerhaften Einreichungen verhängt werden. Die Bußgelder können zwischen 1.000 CZK und 50.000 CZK liegen.
- Frankreich
Obwohl die Struktur dem SAF-T sehr ähnlich ist und das Hauptziel darin bestand, eine französische Version des SAF-T zu schaffen, lautet die lokale Bezeichnung FEC (Fichier d’Ecritures Comptables). Es wurde von den französischen Behörden Anfang 2014 eingeführt. Es ist noch nicht verpflichtend, aber die Steuerpflichtigen müssen den Bericht auf Anfrage der Behörden für ein Rechnungsjahr in einem .txt-Format vorlegen. Je nach Regelung gibt es 18-22 Felder, die pro Buchungseintrag ausgefüllt werden müssen. Nach der Prüfungsmitteilung haben die Steuerpflichtigen 15 Tage Zeit für die Einreichung.
- Ungarn
Das ungarische Finanzministerium (NAV) hat SAF-T im Jahr 2021 eingeführt. Es ist noch nicht verpflichtend, aber die Steuerzahler sollten es auf Anfrage der Steuerbehörde vorlegen. SAF-T Hungary ist eine andere Art der Berichterstattung als das Real Time Invoice Reporting (RTIR) in Ungarn. Der Bericht muss im XML-Format erfolgen. Es gibt 3 Hauptarten von angeforderten Daten:
- Stammdaten
- Transaktionsdaten
- Berichtsdaten
Die ungarische Steuerbehörde (NAV) plant, den SAF-T-Bericht obligatorisch zu machen, aber es besteht noch Ungewissheit über den Zeitpunkt der Verpflichtung.
- Litauen
Der SAF-T-Bericht in Litauen, bekannt als i.MAS, wurde 206 für die großen Steuerzahler eingeführt. Nach und nach wurde er Jahr für Jahr für die Unternehmen in Abhängigkeit von ihrer Größe verpflichtend, aber ab 2020 wurde die Verpflichtung für alle Steuerzahler wirksam. Das erforderliche Dateiformat ist XML, und dieses XML muss auf Verlangen der litauischen Behörde vorgelegt werden.
Es gibt drei Hauptstrukturen in i.MAS;
- i.SAF: Sie enthält Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, und der Bericht muss monatlich am 20. des Monats für den Berichtszeitraum vorgelegt werden.
- i.VAZ: Es enthält das Transport- oder Sendungsdokument für die inländischen Warenbewegungen innerhalb des Landes.
- i.SAF-T: Sie wird nur für die gebietsansässigen Unternehmen angefordert, und ihre Buchhaltungstransaktionen sollten in den Bericht aufgenommen werden.
- Luxemburg
Der SAF-T-Bericht in Luxemburg, auch bekannt als FAIA (Fichier Audit Informatisé), wurde vom Finanzministerium im Jahr 2011 eingeführt. Die Einreichung des Berichts ist noch nicht verpflichtend, aber auf Aufforderung des Finanzministeriums (AED) sind die Steuerpflichtigen verpflichtet, einen SAF-T-Bericht vorzulegen.
Das geforderte Dateiformat ist XML; die AED akzeptiert jedoch auch andere Formate wie XBRL und DBF. Diese Vorschrift gilt nur für gebietsansässige Steuerpflichtige, d. h. nicht gebietsansässige Unternehmen sind von dieser Verpflichtung ausgenommen. Der Standardkontenplan gebietsansässiger Steuerzahler ist auf Verlangen der AED zu übermitteln. Außerdem gibt es einen Schwellenwert von 112.000 € jährlich. Der SAF-T-Bericht umfasst;
- Kopfzeile
- Masterfile (Hauptbuchkonten, Kunden, Lieferanten)
- Hauptbucheinträge (General Ledger)
- Quelldokumente (Verkaufs- und Einkaufsrechnungen)
Im Rahmen des Berichts werden 3 Schemata eingeführt. Diese sind;
- FAIA_Full Schema: Für die Steuerpflichtigen, die über die vollständige Buchhaltungssoftware und Integrationen verfügen
- FAIA_Reduziert: Für Steuerpflichtige, die Buchhaltungssoftware und Rechnungssoftware getrennt verwenden
- FAIA_Reduced B: Für die Steuerpflichtigen, die nur eine Buchhaltungssoftware verwenden
Die AED sieht auch Geldstrafen und Sanktionen für die Nichteinhaltung vor. Diese Strafen können entweder bis zu 5.000 € pro Verstoß insgesamt oder auf Tagesbasis von 50 € bis 1.000 € betragen.
- Norwegen
Die norwegische Steuerbehörde (Skatteetaten) hat die SAF-T-Verordnung im Jahr 2017 auf freiwilliger Basis eingeführt. Ab Januar 2020 ist sie für Steuerzahler mit einem Umsatz von mehr als 5 Mio. NOK auf Anfrage der Skatteetaten erforderlich.
Das erforderliche Dateiformat ist XML, und der Bericht sollte Folgendes enthalten;
- Kopfzeile
- Stammdateien (Hauptbuchkonten, Kunden, Lieferanten, Steuertabelle, Analyseartentabelle, Eigentümer)
- Hauptbucheinträge
- Polen
Das polnische Finanzministerium führte SAF-T im Juli 2016 für große Steuerzahler ein. Ab 2018 wurde es schrittweise für alle Steuerpflichtigen obligatorisch. Die Dateitypen werden als JPK (Jednolity Plik Kontrolny) bezeichnet. JPK VAT wurde durch die monatliche JPK_V7M und die vierteljährliche JPK_V7K ab 2020 ersetzt. Diese SAF-T-Meldung gilt für gebietsansässige und gebietsfremde Steuerpflichtige. Es gibt sieben verschiedene JPK-Typen. Diese sind;
JPK_KR: Buchhaltungsbücher
JPK_MAG: Lagerhaus oder Lagerräume
JPK_WB: Kontoauszüge
JPK_VAT: (oder JPK V7M/K): Umsatzsteuererklärungen
JPK_FA: (Mehrwertsteuer-Rechnungen)
JPK_PKPIR: (Steuerbücher für Einnahmen und Ausgaben)
JPK_EWP: (Einnahmeregister)
Nur die JPK_V7M/K-Berichte müssen bis zum 25. Tag des Monats nach dem Berichtszeitraum an die Steuerbehörde übermittelt werden. Andere JPK-Dateien werden von der Behörde angefordert. Das Dateiformat ist XML, und die Steuerpflichtigen müssen über einen USB-Token für die digitale Signatur verfügen. Bei Nichteinhaltung oder fehlerhafter Übermittlung sind Strafen vorgesehen.
- Portugal
Der SAF-T-Bericht wurde in Portugal im Januar 2008 eingeführt. Es gibt 2 Arten von Einreichungen. Es handelt sich um die monatliche Mehrwertsteuererklärung und die jährliche zusammenfassende Meldung im Rahmen des SAF-T. Die Autoridade Tributária (AT), das portugiesische Finanzministerium, verlangt diesen Bericht bis zum 20. des Monats nach dem Berichtszeitraum. Das erforderliche Berichtsformat ist wie bei den meisten anderen SAF-T-Lösungen XML. Es gibt drei wichtige portugiesische Ledger in diesem Bereich:
- Buchhaltung
Um das elektronische Format der Buchhaltungsdateien für SAF-T PT zu erstellen, müssen die Buchhaltungssysteme die Informationen aufzeichnen. Die Steuerzahler können die Datei entweder auf monatlicher oder jährlicher Basis ausfüllen. Diese Berichte enthalten eine Liste der Posten, Informationen über die Kunden und Lieferanten, einen Kontenplan und die Buchungseinträge.
- MwSt.-Berichterstattung
Die elektronischen MwSt-Erklärungen sind im Rahmen von SAF-T PT bis zum 5. eines jeden Monats einzureichen. Die Steuerbehörde verlangt, dass diese Dateien sequentiell erstellt werden. Außerdem verlangt die Behörde die Verschlüsselung dieser Dateien mittels elektronischer Signatur der vorherigen Rechnung im Sinne von Kontrollzwecken für die Dateierstellungsprozesse.
- Transportdokumente
Die portugiesische Steuer- und Zollbehörde verlangt für die Warenbewegungen Echtzeitdaten, indem sie den Code automatisch empfängt. Dieser Code wird in das Transportdokument integriert, so dass der Warenverkehr ermöglicht werden kann.
- Rumänien
Die rumänische Steuerbehörde ANAF (Nationale Agentur für Steuerverwaltung) hat die SAF-T-Lösung eingeführt, und die Verordnung wurde wie folgt in mehreren Phasen verbindlich:
- Januar 2022: Große Steuerzahler
- Januar 2023: Mittlere Steuerzahler
- Januar 2025: Kleine Steuerzahler
In Rumänien gibt es 3 Arten von Berichten, die in den Anwendungsbereich von SAF-T fallen. Diese sind:
- D406 Erklärung: Dieser Bericht enthält monatliche oder vierteljährliche Steuer- und Buchhaltungsinformationen.
- D406 Vermögenserklärung: Je nach Geschäftsjahr sind der ANAF jährliche Vermögensinformationen zu melden.
- D406 Bestandserklärung: Auf Anfrage der ANAF sind die Bestandsinformationen innerhalb von 30 Tagen nach der Anfrage vorzulegen.
Die D406-Meldung muss Folgendes enthalten:
- Kopfzeile
- Stammdateien (Hauptbuchkonten, Kunden, Lieferanten, Steuertabelle, OUM-Tabelle, Bewegungen, Produkte, Analysetypen, Lager, Bewegungen, Anlagevermögensbuch)
- Hauptbuch (General Ledger)
- Quelldokumente (Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, Zahlungen, Lagerbewegungen, Bewegungen des Anlagevermögens)
Vor der Übermittlung an ANAF müssen die Steuerpflichtigen das Dokument mit dem von ANAF bereitgestellten DUK-Integrator validieren. Nach der Validierung mit der DUK können die Steuerpflichtigen ihre Einreichung erfolgreich vornehmen.
- Türkei (e-Bookkeeping)
Die türkische Steuerverwaltung (GIB) hat die E-Buchführung bereits 2011 eingeführt. Die Verordnung wurde schrittweise in Abhängigkeit vom Umsatz der Steuerzahler verbindlich. Das von der TRA geforderte Dateiformat ist XML, und dieser Bericht muss allgemeine Journale, Hauptbücher und zusammenfassende Hauptbuchberichte enthalten. Die Häufigkeit der Einreichung ist auf monatlicher Basis. Steuerpflichtige, die natürliche Personen sind, müssen über ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat oder einen Finanzstempel verfügen, während Steuerpflichtige, die juristische Personen sind, einen Finanzstempel haben müssen.
Die Vorteile der elektronischen Buchführung in der Türkei liegen in der Zeit- und Kostenersparnis, der elektronischen Archivierung der Aufzeichnungen und der Beschleunigung des notariellen Genehmigungsverfahrens.
- Ukraine
SAF-T UA wurde 2021 eingeführt, aber die Steuerpflichtigen würden den SAF-T-Bericht ab dem 1. Januar 2023 auf freiwilliger Basis einreichen. Das erforderliche Dateiformat ist wie in den meisten SAF-T-Ländern XML. Es ist geplant, die Verpflichtung für große Steuerzahler ab Januar 2025 und für alle Steuerzahler ab Januar 2027 auslaufen zu lassen. Die Steuerpflichtigen müssen den Bericht innerhalb von zwei Tagen nach der Mitteilung einreichen.
Der Bericht muss enthalten;
- Hauptbucheinträge
- Verkaufsbuch
- Anlagevermögen
- Bareinnahmen
- Bewegungen der immateriellen Vermögenswerte
- Steuerabstimmungen