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Periodisches Indirekte Steuern Reporting – Einführung

Obwohl immer mehr Länder und die Steuerbehörden dieser Länder auf E-Reporting umstellen (unsere E-Reporting-Lösungen finden Sie unter [Link]) und entsprechende Meldepflichten für Unternehmen einführen, gibt es in einigen Ländern immer noch periodische Meldepflichten für indirekte Steuern.

Eine spannende Frage für die Zukunft wird daher sein, ob diese (neuen) E-Reporting-Verpflichtungen die bestehenden periodischen Verpflichtungen ersetzen oder ergänzen werden und ob dies zu (noch) höheren Compliance-Kosten für Unternehmen führen wird.

Erfüllung aller periodischen Meldepflichten für indirekte Steuern, wie z.B.
1) Voranmeldungen
2) Jahreserklärungen oder
3) Zusammenfassende Meldungen
4) lokale Sonderberichte,
auf globaler Ebene ist für Unternehmen oft eine Herausforderung.

Die Herausforderungen liegen insbesondere in den Bereichen materielles Steuerrecht, Datenmanagement, Prozessmanagement, IT-Architektur und Menschen (Change Management). Eine weitere Herausforderung ist inzwischen die Einbettung bestehender (und natürlich auch neuer) Compliance- und Reporting-Anforderungen in einen steuerlichen Kontrollrahmen.

Die wichtigsten Herausforderungen bei der periodischen Berichterstattung von indirekten Steuern sind: Materielles Steuerrecht

Materielles Steuerrecht kann sehr komplex sein und unterliegt einem ständigen Wandel. Große Konzerne haben oft so genannte USt-Organschaften, die Konzerneinheiten (Mitglieder der USt-Organschaft) in einem Land zu einem einzigen Steuerzahler, dem Organträger der USt-Organschaft, zusammenfassen. Nur dieser Organträger unterliegt der periodischen Berichterstattung über indirekte Steuern.

Wie die RTC Suite das MwSt-Management

Datenmanagement

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ein transaktionales Datenmodell verarbeiten zu müssen, auch wenn das klassische periodische Berichtswesen noch Summen und Salden abfragt, insbesondere wenn das Unternehmen ein Steuerkontrollsystem eingeführt hat (siehe unten im Detail). Dies wirft die üblichen Fragen auf: Verfüge ich über alle erforderlichen Daten? Sind die Stammdaten noch korrekt? Wie ist die Datenqualität? Befinden sich die Daten im richtigen Format? Ist das Mapping korrekt? Auch die Entwicklungen im Hinblick auf die neuen elektronischen Meldepflichten spielen hier eine Rolle. Habe ich die Daten schon einmal gemeldet? Können die beiden Datenmodelle miteinander abgeglichen werden? Das Datenmanagement ist das zentrale Thema für die Einhaltung der Vorschriften im Bereich der indirekten Steuern und somit auch für die periodische Berichterstattung von indirekten Steuern.

Prozessmanagement

Der Erstellungsprozess einer indirekten Steuererklärung umfasst vorgelagerte Prozessschritte im Unternehmen und in der Buchhaltung (vorgelagerte Prozesse aus Sicht der Steuerabteilung). Sehr häufig sind daher eine Vielzahl von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt, die Daten in unterschiedlichen Formaten, oft manuell in MS Excel oder einem Tool, verarbeiten und oft unterschiedliche Versionen erstellen. Im Falle einer umsatzsteuerlichen Organschaft wird dieser Prozess sogar für jedes Unternehmen der umsatzsteuerlichen Organschaft durchlaufen. Dieser Prozess ist sehr fehleranfällig und aufwändig.

IT-Architektur

Unternehmen haben oft mehrere (ERP-)Systeme (von verschiedenen Anbietern) und verschiedene andere Systeme wie Stammdatentools, Einkaufsplattformen und Reisekostenabrechnungssysteme. All diesen Systemen ist gemeinsam, dass sie steuerrelevante Informationen enthalten können. Werden die Unternehmen der umsatzsteuerlichen Organschaft in unterschiedlichen ERP-Systemen verwaltet, stellt dies eine besondere Herausforderung für das Datenmanagement der Steuerabteilung dar.

Mitarbeitende/Change Management

Wie alle Menschen sind auch Mitarbeitende Gewohnheitstiere. Veränderungen sind eine Herausforderung. Gewohnte Prozesse, Arbeitsabläufe und Tools sind vertraut, auch wenn sie umständlich und fehleranfällig sind.

Tax-Compliance Management System

Die o.g. bestehenden Herausforderungen (Daten- und Prozessmanagement) im Unternehmen und das sich ständig verändernde Umfeld hin zum Echtzeit-Reporting von Transaktionsdaten und die damit verbundenen Risiken können nur systemorientiert gelöst werden. Aus diesem Grund implementieren immer mehr Unternehmen einen Tax Control Framework.

Unser RTC-Suite Ansatz

Unser Ziel als RTC ist es, eine umfassende Suite zur Verfügung zu stellen, die alle Anforderungen der indirekten Steuerberichterstattung abdeckt. Darüber hinaus beinhaltet unsere Suite Analyse-, Workflow-, Datenmanagement- und Übermittlungsfunktionen (siehe Details unten). Unsere Suite unterstützt auch die Verwaltung eines Tax Compliance Management Systems, z.B. durch Prüfungen, Validierungen und Abstimmungen (auch zwischen verschiedenen Berichten), und trägt so zur Aufrechterhaltung eines hohen Kontrollumfelds bei.

RTC Suite - Kernfunktionalitäten

Materielles Steuerrecht

Die Zusammenarbeit mit ausgewählten Beratern stellt sicher, dass unsere RTC Suite immer die aktuelle Rechtslage widerspiegelt. Darüber hinaus können externe Rechts- und Gerichtsdatenbanken angebunden und Newsletter integriert werden.

Datenmanagement

In jedem Fall kann unsere RTC Suite große Datenmengen verarbeiten und ist daher ideal für die Verarbeitung eines transaktionalen Datenmodells geeignet. Darüber hinaus beinhaltet unsere RTC Suite auch Funktionen zum Management der Datenqualität, zum Mapping und zur Datenvalidierung. Umfangreiche Visualisierungs- und Datenanalysefunktionen runden das Dienstleistungsportfolio für das Datenmanagement ab.

Prozessmanagement

Unsere RTC Suite umfasst Workflow-, Aufgaben-, Kalender- und andere Prozessmanagementfunktionen. Der Melde- und Berichterstattungsprozess kann über ein umfassendes Dashboard (Process Management Dashboard) gesteuert werden und die zuständigen Mitarbeiter haben jederzeit einen Überblick über den Status der Meldungen.

IT-Architektur

Unsere RTC Suite verfügt bereits über eine Vielzahl von Standardschnittstellen zu gängigen (ERP-)Systemen wie SAP ECC, SAP S/4HANA, Oracle oder Microsoft Dynamics. Selbstverständlich können auch andere ERP-Systeme oder andere Quellsysteme angebunden werden. Wenn die jeweilige Steuerbehörde eine Schnittstelle für die Abgabe der indirekten Steuererklärung anbietet, sorgen wir dafür, dass dieser vordefinierte Übermittlungskanal in unserer Suite zur Verfügung steht.

Mitarbeitende/Change Management

RTC legt großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Anwendererfahrung und ist stets bemüht, die Funktionen unserer Suite intuitiv und einfach zu gestalten. Ein einheitliches und modernes Design in der gesamten Suite erleichtert die Arbeit.

Tax-Compliance Management System

Unsere RTC Suite unterstützt die Verwaltung eines Tax Compliance Management Systems mit umfassenden Prozessmanagement- und Automatisierungsfunktionen, wie bereits erwähnt, sowie mit umfangreichen Validierungs-, Abstimmungs- und Analysefunktionen, um das erforderliche Kontrollumfeld für die Verarbeitung eines transaktionalen Datenmodells sicherzustellen.

Technische Informationen

Unsere RTC Suite basiert auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP), einer der strategischen Cloud-Anwendungen von SAP. Wir ergänzen die Standardfunktionalitäten der SAP BTP einerseits mit Eigenentwicklungen auf Basis der SAP-Technologie und andererseits mit nützlichen Anwendungen von Drittanbietern.

Schlussfolgerung

Wenn Sie auf der Suche nach einer Komplettlösung (Suite) sind, die alle notwendigen technischen Funktionalitäten enthält und technologisch auf dem neuesten Stand ist, nach einem Technologiepartner, der auf die Implementierung von Steuersoftware spezialisiert ist und über ein umfangreiches Netzwerk und Kooperationspartnerschaften mit Steuerberatern verfügt, dann ist RTC der richtige Partner für Sie.

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Unsere Lösung

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